1. Text - forma:
Správu posielajte v štandardných textových formátoch DOC, DOCX, prípadne RTF alebo TXT. Ak radi používate PDF, pošlite vždy TS aj v niektorom z textových formátov.
TS by mala obsahovať titulok, perex (2-3 úvodné vety s najdôležitejšími informáciami, max. 50 slov) a text členený na logicky rozdelené odstavce (ideálna dĺžka odstavca je 50-100 slov).
TS sa píše v tretej osobe, pretože ide o text, ktorý nebudú ľudia čítať na vašom vlastnom webe, ale na stránkach médií, ktoré o vás a vašich aktivitách referujú svojim čitateľom. Výnimkou sú citácie, tie sú samozrejme písané v prvej osobe (viac v časti Text - obsah). Citácie by však nemali tvoriť viac ako 50% textu.
Hypertextové odkazy (linky) uvádzajte samostatne, nevkladajte ich do slov. Štandard je všetky linky umiestniť na koniec textu TS. Výnimkou sú odkazy na videoklipy či albumy, ktoré možno vložiť (embednúť) do článku. Tie môžete uviesť medzi odstavce, kde by sa podľa vás najviac hodil player s vybraným videom / audiom.
Pri formátovaní textu platí zásada, že menej je viac. Citácie majú byť v uvodzovkách, no nie kurzívou ani boldom. Niektoré médiá majú pre citácie svoj vlastný štandard formátovania, ale ten najbežnejší je obyčajné písmo a uvodzovky. Boldom môžete zvýrazniť názvy kapiel a albumov, či mená dôležitých osôb, ale nepreháňajte to - priveľa formátovania robí z textu vizuálny bordel. A nikdy nepíšte názvy kapiel či nahrávok s CAPS-LOCKOM… Ani keď ste vyrastali na metalových magazínoch z 90-tych rokov. Výnimkou sú samozrejme skratky typu J.A.R., O.B.D. a podobne.
Nepíšte tlačové správy príliš dlhé. Pri väčšine TS by mala stačiť menej ako jedna normostrana (1800 znakov / cca. 250 slov), pri väčších projektoch maximálne dve normostrany. V ideálnom prípade je totiž TS iba podkladom pre novinára, aby ju buď celú prerobil podľa seba, alebo k nej pridal svoje vlastné myšlienky. Ak napíšete príliš vyčerpávajúci text, môže to redaktorov skôr odrádzať od toho, aby pridali niečo navyše. (Pre ilustráciu: tento text má vyše 12-tisíc znakov, takmer 2000 slov a sedem normostrán. Ale je to pre vaše dobro :)) Svoj text si môžete prepočítať na počet znakov a normostrán tu - https://normostrana.sk/
2. Text - obsah:
Tlačová správa by mala zodpovedať základné otázky typu: Kto? Čo? Kde? Kedy? Prečo? Ako? - prípadne Čo bude nasledovať? (najbližšie plány sú vďačnou témou v každej TS).
Ak píšete TS o singli / videoklipe / EP / albume, je lepšie spolu s faktami ponúknuť zaujímavý príbeh za vznikom daného diela než preplniť tlačovú správu superlatívami. Pri opise svojej tvorby (pokiaľ nejde o citáciu) sa držte objektívnych, resp. neutrálnych parametrov, napr. hudobné žánre, typy použitých nástrojov, priblíženie témy (textu), atď..
Dôležitá zásada: hodnotenie diela nechajte na hudobných novinárov. Časť médií síce tlačovú správu len skopíruje, ale je lepšie nechať sa v pár prípadoch milo prekvapiť doplneným hodnotením hudobného redaktora než sklamane sledovať, ako príčetní editori PR frázy prekračujúce hranicu medzi TS a recenziou škrtajú. Aj keď vám TS píše niekto iný, pre novinára je vždy vnímaná ako váš text. Časti článku písané v tretej osobe by preto mali byť neutrálne, nikto nie je zvedavý na “PR názory”.
Výnimkou z vyššie uvedeného pravidla sú citácie (priama reč). V nich môžete písať v prvej osobe a byť sami sebou, povedať veci tak, ako ich cítite, ponúknuť svoju perspektívu a názor alebo jednoducho osobnejší pohľad na predmetné dielo a proces jeho tvorby. Môžete tiež citovať niekoho iného, kto sa na tvorbe podieľal (producent, režisér videoklipu, atď.) V TS sa môže objaviť aj citácia z už publikovanej recenzie alebo môžete priamo osloviť rešpektovaného hudobného kritika, či by vám napísal hodnotenie skladby, ktoré potom použijete v článku. Vo vlastnej citácii sa však “recenzovaniu” vyvarujte, vždy je lepšie, ak vaše dielo hodnotia iní. Ako sa hovorí, samochvála smrdí.
Každá citácia musí mať svojho autora, teda citovanú osobu, ktorej meno sa uvádza priamo pri citácii podľa štandardu, ktorý určite poznáte z novinových článkov a spravodajských webov. A ak nie, tak čítajte, čítajte, čítajte. Nikto, kto nečíta, nemôže vedieť dobre písať.
Dobré zhrnutie, ako správne používať priamu reč a úvodzovky: https://visibility.sk/blog/zoznam-skratiek-na-klavesnici/
Ak posielate správu do hudobných médií prvýkrát, resp. nepatríte medzi známejších interpretov / kapely, využite TS aj na predstavenie sa, teda nepíšte len o konkrétnej novinke, ale aj o sebe. Kto ste, kedy ste vznikli (resp. začali tvoriť), aké sú vaše doterajšie úspechy, atď. Spravidla sa však tieto informácie uvádzajú až v druhej časti správy - tá prvá by mala byť venovaná aktuálnemu dielu, ktoré chcete formou TS predstaviť. V niektorých prípadoch to dáva väčší zmysel naopak, ale to musí vedieť najlepšie samotný novinár.
Vyvarujte sa gramatických a štylistických chýb a neopakujte sa! Ani v úvodnom odstavci (perexe), ktorý býva akýmsi zhrnutím článku, by nemalo byť s rovnakou formuláciou napísané to isté, čo je nižšie v texte. Keď hlbšie v texte rozvíjate myšlienku z úvodu, skúste to povedať inými slovami, neopakujte tie isté frázy.
Neinšpirujte sa bulvárom a nesnažte sa šokovať ani vyvolávať prehnané očakávania. Napríklad prirovnanie k niekomu všeobecne známemu na štýl “slovenský Elvis” je síce efektívny trik na okamžité získanie pozornosti, no môžete si byť istí, že väčšina novinárov aj čitateľov vás bude vnímať o to viac kriticky. Podobné prirovnania sa väčšinou dostávajú do článkov až po tom, ako sa spontánne objavujú v diskusiách o danom umelcovi alebo ak toto prirovnanie použije (a vhodne vyargumentuje) rešpektované médium. Postaviť si na tom PR sa však neodporúča, chcete byť predsa v prvom rade sami sebou.
Ak sa rozhodnete bežné pravidlá písania serióznej TS poprieť s víziou väčšej originality alebo recesie, buďte pripravení na to, že to môže padnúť na úrodnú pôdu, ale aj spôsobiť to, že vašu správu nikto nezverejní. Pri nápade na netradičnú TS je vhodné vopred si u svojich kamarátov a známych preveriť, či je váš pokus naozaj dosť svieži a vtipný. Alebo ešte lepšie u niekoho, kto buď pracuje v mediálnej oblasti alebo sám robí hudobné PR, prípadne je iným spôsobom aktívny v hudobnom biznise. Dobre premyslený imidž síce často zahŕňa aj nekonvenčné PR články, no je to tenký ľad a s trápnym pokusom o odľahčené promo si dosť pravdepodobne nepomôžete.
3. Fotografie
Súčasťou každej TS by mali byť obrazové materiály - promo fotky, foto z nedávnych koncertov alebo nakrúcania klipu, prípadne obal nahrávky, vizuál koncertu, atď..
Fotografie posielajte ako prílohu emailu alebo cez cloudové služby. Ich vkladanie do textového dokumentu je zbytočné, no keď už to musí byť, pošlite ich určite aj ako samostatné súbory.
Rozmer grafických príloh by mal byť minimálne 1000 px (rozmer dlhšej strany fotografie). Nižšie rozlíšenie sa neodporúča, grafické nároky webov sa zvyšujú. Ideálny je rozmer okolo 2000 px.
Ak posielate fotografie v originálnom rozlíšení, obvykle ide o veľkosť, ktorá je už pre weby zbytočná a budú si fotky musieť zmenšiť. Ak im chcete uľahčiť prácu, spravte to za nich vy. Alebo minimálne neposielajte tak veľké súbory priamo v emaile, pretože akýkoľvek mail s prílohami nad 10 MB je amaterizmus. Rovnako ako posielať viac než 10 fotiek formou prílohy. Ak sú teda vaše fotografie priveľké alebo je ich príliš veľa, pošlite ich adresátom formou download linku z niektorej cloudovej služby ako Úschovňa, WeTransfer.com, Dropbox alebo Google Drive.
V TS a príslušných webových galériách slušné médiá poctivo uvádzajú mená fotografov (tzv. kredit). Pri zasielaní TS preto vždy uvádzajte aj kredity k posielaným fotografiám. Poďakujú sa vám samotní fotografi (tí by mali vedieť a súhlasiť s tým, že ich fotky používate na svoje promo) aj novinári, ktorí tak nemusia pátrať, kto je autorom fotografie, ktorú ste im so svojím PR článkom poslali.
Ak posielate sériu fotografií od toho istého autora, stačí uviesť meno v tlačovej správe alebo v tele emailu. Ak je však autorov fotiek viac, nestačí len uviesť ich mená, ale mali by ste aj pomôcť redaktorom ich správne priradiť ku každej fotografii. Najčastejší spôsob je uvádzanie kreditov priamo v názvoch foto-súborov.
4. Sprievodný email
Áno, TS sa posielajú emailom, nie cez Facebook alebo iné schránky na sociálnych sieťach.
V emaile sa príliš nerozpisujte, stačí krátko uviesť kto ste a o čo ide, resp. prečo píšete. Ak posielate TS k singlu alebo albumu, je fajn “vytiahnuť” z TS krátku informáciu, ktorou môžete novinára v súvislosti s danou novinkou už pred otvorením prílohy zaujať.
Určite priamo do tela emailu vložte odkaz na predmetnú hudbu (Youtube video, Soundcloud, Bandcamp, streamingové služby…). Je totiž dosť pravdepodobné, že prvé, čo redaktor urobí, je, že si vašu novinku vypočujte a až keď ho zaujme tvorba, bude sa venovať čítaniu TS a ďalším materiálom k článku. Ak link v tele mailu chýba, zvýši sa šanca, že váš email skončí v kolonke “pozriem sa na to neskôr”.
Ak na váš email niekto dlhší čas (niekoľko dní) nereaguje, pravdepodobne ho vaša tvorba buď nezaujala alebo nemal čas sa jej venovať. Môžete sa skúsiť pripomenúť, nevtieravo a bez výčitky. Možno dostanete síce negatívny ale cenný feedback. Treba byť pripravený na všetko, zaslanie TS rozhodne neznamená, že ju každé oslovené médium zverejní. Vždy je dôležité aj budovanie vzťahov a to, že niekoho na prvýkrát vaša tvorba neosloví, neznamená, že vás nemôžu podporiť nabudúce. Takisto to, že niekto zverejnil vašu TS raz, neznamená, že to urobí vždy.
5. Načasovanie
Správu posielajte vtedy, keď je aktuálna, alebo max deň-dva pred zverejnením novinky, o ktorej chcete informovať. Ak napríklad plánujete odpremiérovať videoklip, môžete síce médiá dva týždne vopred osloviť, že by ste si chceli dohodnúť zverejnenie, resp. spracovanie TS v určitom termíne, no aj v takom prípade je lepšie samotné podklady dodať až v týždeň dohodnutého dátumu zverejnenia.
Naopak, ak organizujete podujatie, nečakajte s PR článkom do poslednej chvíle pred jeho konaním. Čím skôr médiá informujete, tým je väčšia šanca, že správa bude zverejnená. Určite nie je OK posielať TS o koncerte, ktorý sa má konať dnes alebo zajtra.
Neposielajte TS v piatok popoludní ani cez víkend alebo počas sviatkov. Väčšina novinárov z relevantných médií pracuje primárne v pracovných dňoch, rovnako aj väčšina profesionálnych PR agentúr, vydavateľstiev, organizátorov koncertov, atď.. Ak pošlete správu počas nepracovných dní, je veľká pravdepodobnosť, že kým sa novinár v najbližší pracovný deň dostane k čítaniu emailov, pristane mu nad tým vaším v schránke x ďalších, takže ten váš bude automaticky odsunutý na vedľajšiu kolaj. Je preto lepšie posielať TS cez pracovné dni a v piatok do 12:00. Aj v ostatných dňoch zaslanie TS ráno / dopoludnia (alebo v noci predtým) výrazne zvyšuje šancu na zverejnenie správy v ten istý deň.
Pár poznámok na záver:
PR nie je publicistika a tlačová správa nie je autorský článok. Ak ju píšete, nie ste jej autor ale (bezmenný) copywriter. Médiá pri TS spravidla uvádzajú ako zdroj meno osoby, ktorá správu rozposiela a následne komunikuje s médiami, a to bez ohľadu na to, kto správu skutočne napísal.
Základným cieľom hudobného PR článku je doručiť do médií faktograficky kvalitné a zaujímavé podklady, ktoré zároveň nechávajú dostatok priestoru na vlastné spracovanie, resp. dopracovanie, ak redaktora materiál zaujme. Vieme, že vo väčšine hudobných médií už na to nie sú ľudia ani čas, preto práca PR manažérov mnohokrát nahrádza samotnú novinársku prácu. Zároveň je však práve dlhodobo kvalitné PR jedným z dôležitých faktorov, ktorým môžete u hudobných médií podnietiť záujem písať o vás aj vlastné texty.
Dobrá tlačová správa je taká, ktorá médiám ušetrí veľa práce so zháňaním a spájaním základných faktov, necháva ich formou citácií trochu nahliadnuť do hláv umelcov, a zároveň ich navnadí na to, aby ten ušetrený čas investovali do spísania vlastných úvah o propagovanej nahrávke / kapele, čím článok posunú ďalej. Ak je samotná hudba kvalitná a je aj vkusne a zaujímavo propagovaná v dobre napísanej tlačovej správe, tak sa určite nájde aspoň jedno médium, ktoré článok spracuje po svojom a pridá mu vlastnú “pečiatku”. A keďže novinári sa navzájom čítajú, môže to inšpirovať ďalších k autorským článkom, atď.
Dobrá TS teda vie byť skvelým spúšťačom mediálnej pozornosti. Najlepšie TS sú tie, ktoré naznačia zaujímavý príbeh umelca alebo nahrávky, vtedy je šanca, že novinár bude nielen pozorne počúvať, ale bude chcieť zároveň zistiť viac - pýtať sa, počúvať ďalšie nahrávky, spraviť rozhovor, recenzovať album, ísť na koncert, atď. PR má veľkú silu upozorniť na tých, ktorí majú naozaj čo povedať, a keď sa to podarí, tak potom ich novinári zviditeľňujú sami, aktívne a s nadšením.
Text spracovali hostia webinára LALA LABs na tému hudobného PR Alexander Čerevka (Slnko Records) a Patrik Marflák (Hudba.sk). Celé video tu:
Projekt z verejných zdrojov podporil Fond na podporu umenia.